Revija ADMA, september 2019
Uspešno medoddelčno sodelovanje v podjetju prihrani stroške, ki nastanejo zaradi napak, ki se zgodijo ker med oddelki ni dobre komunikacije. Z dobrim medoddelčnim sodelovanjem podjetja prihranjo na času za izvrševanje del in nalog, povečajo produktivnost, inovativnost in konkurenčno prednost.
Zanimiv je angleški izrek, ki pravi: »I’m a movement by myself, but I’m a force when we’re together.« – »sem gibanje, ko sem sam, toda sem sila, ko smo skupaj«
Takšne misli nekje globoko v nas močno resonirajo kot resnične. Ali jih res živimo v naših delovnih okoljih? Katere osebnostne lastnosti zaposlenim preprečujejo, da bi bilo tako in kako zgraditi močan kolektiv, ki uspešno funkcionira tudi medoddelčno?
Nekoč sem na nekem poslovnem druženju s menedžerji iz turistične branže slišala izjavo nekega managerja: »Zame je profit na prvem mestu.« Nek drug manager ga je takoj popravil in rekel, da to ne bo držalo, ampak da je najprej gost, potem je profit. Nakar sem se vključila še jaz in dodala svoj komunikacijski pogled: »Gospodje, na prvem mestu so vaši zaposleni, potem je gost in potem bo profit.« In na moje veliko veselje, se je vnela zelo zanimiva razprava.
Na organizacijo lahko pogledamo kot na sistem, ki je sestavljen iz različnih ljudi s posebnimi veščinami, znanji, izkušnjami, osebnostnimi lastnostmi, vrednotami, ki so medsebojno praviloma porazdeljeni v time ali oddelke. Kaj se zgodi s sistemi, kjer posamezni deli sistema delujejo le zase, ločeno od ostalih, se medsebojno ne poslušajo? Izposodimo si primer pevskega zbora. Kaj se zgodi, če pevci med seboj ne sodelujejo, se ne poslušajo? Kako pa jih doživljamo mi, kot občinstvo, kadar delujejo kot eno? Nastalo sliko prepuščam vaši domišljiji. Prav nič drugače ni v organizacijah. Kadar so afinitete podrejene le parcialnim osebnim ali oddelčnim interesom in nihče ne nameni časa za »dirigiranje« ozirom povezovanje sistema v celoto, se izoblikuje organizacijska klima, ki ne deluje vzpodbudno in zadovoljujoče na izvrševanje nalog in ciljev podjetja.
»Pri nas vsak gleda samo nase,« pogosto slišim pritoževanja zaposlenih v različnih organizacijah. V individualizem usmerjene miselne naravnanosti posameznikov so med drugim posledica zahodne tehnološke materialistične družbene urejenosti, ki temelji na individualizmu in manj na skupnosti kot celoti. Naša t.i. napredna zahodna civilizacija ponovno odkriva moč skupnosti, povezovanja, sodelovanja, ki smo jih na nek način izgubili. Osvešča se zavest o tem, da se v sodelovanju nahaja veliko moči, ki je samo kot posameznik nikoli ne moremo doseči.
Individualizem kot miselna naravnanost se kaže v podjetju na različne načine. Nenehno smo orientirani v prihodnost, preobremenjeni in hitimo na vsakem koraku. Procesiramo večinoma razumsko na podlagi lastnih sodb v pomanjkanju sogovornikovega odziva. Posledično veliko preveč komuniciramo samo pisno. V pretežno pisni komunikaciji pa se izgublja osebni stik, manjka vidik neverbalne komunikacije, ki dopolnjuje pomen. Na »odčitavanje« pomena sporočila vpliva počutje bralca sporočila v danem trenutku, kar lahko pripelje do neusklajenosti in komunikacijskih šumov. Nastajajo vrzeli (»kaj si misli o meni«), zamere, ki jih sogovorniki težje prehajajo tudi potem, ko se srečajo neformalno ali na sestankih.
V podjetju poteka komunikacija po uradnem (menedžment in zaposleni) in neuradnem (med zaposlenimi) komunikacijskem kanalu. Dogaja se, da neuradni kanal prehiti uradnega, pri čemer dobijo zaposleni občutek zapostavljenosti, »nevodenja«, skrivanja informacij, nezaupanja v vodstvo, spregledana je smiselnost nalog.
Zaradi usmerjenosti sami vase zaposleni iz različnih oddelkov pogosto ne govorijo med seboj, drug druge krivijo za napake, se medsebojno ne poznajo po imenih, ne delijo informacij med seboj, nikoli jasno ne sporočajo, kaj pričakujejo od drugega oddelka temveč si to le »potihem« mislijo, ne poslušajo drug drugega ker imajo občutek, kot da govorijo neznane jezike (služba za informatiko in pravna služba…).
Da bi se izognili medoddelčni nestrpnosti, nerazumevanju potrebuje organizacija učinkovit pretok informacij med oddelki, učinkovito komuniciranje pričakovanj in tega, kaj konkretno od drugega oddelka potrebujemo v smislu asertivnosti »jaz imam potrebe in tudi drugi ima potrebe«. Zelo pomembna je tudi prilagojena uporaba strokovnega besedišča. Uporabljamo tiste (strokovne) besede za katere predvidevamo, da jih razume tudi sogovornik.
Če v podjetju zmoremo usmeriti svojo pozornost navzven, na sodelavce in še več, na druge oddelke, si odgovorimo na vprašanja, kakšne potrebe imajo sodelavci iz drugih oddelkov – torej ne samo, kakšne potrebe ima naš oddelek; kaj potrebujejo od našega oddelka, da bodo lahko izpeljali delo – torej ne samo, kaj mi potrebujemo od njih; kako jim lahko pomagamo, da bodo opravili tisto, kar jim naročamo – torej ne samo, kako nesposobni so in kako nič ne razumejo.
Karierno napredovanje in krepitev najvišje možne verzije lastnega jaza in lastnih najvišjih zmožnosti je vsekakor pomembna za posameznika in za njegov občutek lastne izpolnjenosti. Vendar priložnost, ki trka na vrata, da to dosežemo ni v individualiziranem egu, temveč je v premiku osebne moči v nadosebno. Splošni učinek tega premika je dvig na višjo raven lastnega (pa tudi družbenega) obstoja. Nadosebna moč posameznika se na nek način nevidno in subtilno kaže v podrobnostih, ki obkrožajo komunikacijo, kar konkretno pomeni: opazujemo nepristransko brez sodb in predsodkov, slišimo globje pomene, zaupamo, smo sočutni, stabilni, empatični, asertivni, pozorni smo na povratne informacije, sprejemamo odgovornost za svoje izbire, zmoremo se dvigniti nad dramatičnost situacije.
Pojem, ki opredeljuje komuniciranje znotraj organizacije, je interno komuniciranje oziroma komuniciranje med zaposlenimi. Osnovni namen internega komuniciranje je informiranje in tudi izobraževanje zaposlenih, socializacija zaposlenih in razvijanje pozitivnih medosebnih odnosov, animiranje in motivacija zaposlenih, ustvarjanje okolja fleksibilnosti in prožnosti, odzivanje v perečih situacijah, iskanje dobrih rešitev, premagovanje stresa, konfliktov. Interna komunikacija nastaja in se oblikuje med interakcijo udeležencev organizacije.
Uspešen pretok komunikacije med oddelki predstavlja visoko stopnjo zrelosti organizacije. Krepi se zavedanje, da so vsi sodelavci vzajemno odvisni drug od drugega. K temu pritrjuje tudi koncept pozitivne psihologije, ki se ukvarja z dejavniki na delovnem mestu, ki tako posameznikom kot skupinam omogočajo osebnostno rast in optimalno delovanje. Številne raziskave s tega področja poudarjajo pomen dobrega počutja na delovnem mestu, veselja, optimizma in njihove povezave z učinkovitostjo na delovnem mestu, produktivnostjo ter izpolnjenostjo. Prijetno delovno mesto deluje na posameznika pozitivno. V njem se zaposleni medsebojno razumejo in spoštujejo, kar vpliva na odnose v organizaciji ter na njeno uspešnost.
