Revija ADMA, marec 2020
Imamo dovolj časa? Znamo upravljati svoj čas? Kdo odloča o tem, kako bo (od)tekel naš čas? Kadar smo pridni kot mravljica, delamo 40+ ur na teden in odhajamo domov z občutkom, da nikoli ne naredimo vsega, kar smo si zadali, da nas čas vedno »preganja«, potem nam teorije o upravljanju s časom (time management) svetujejo, da začnemo postavljati prioritete in delegirati naloge. Kaj pa v primerih, kadar nimamo nikogar, ki bi mu delegirali? Potem je čas, da se o nalogah, njihovi smiselnosti in količini, pogovorimo z našim nadrejenim, z ljudmi, s katerimi sodelujemo in s samim seboj.
Smo se pripravljeni pogovoriti, izreči, da ne zmoremo in da želimo »sistem« nalog reorganizirati? Če je naš odgovor da, potem nas bodo v literaturi o upravljanju s časom označili, da smo pogumni. Kajti, ko ne zmoremo več, je čas, da razmislimo, kako naprej bolj učinkovito. S takšnim ravnanjem zagotovimo napredek in izboljšave. Če pa je naš odgovor ne, potem smo najverjetneje pridne mravljice, ki se ne želimo nikomur zameriti in ne želimo o sebi pustiti vtisa, da smo nesposobni. Raje se potuhnemo, žrtvujemo, garamo do onemoglosti, si nalagamo vedno večja in večja bremena, obiskujemo delavnice o maksimiziranju delovne učinkovitosti, v najbolj neljubem končnem scenariju pa zbolimo manj ali pa bolj resno. Kadar pretiravamo v čemerkoli, se naše telo odzove in nas skuša spraviti znova na prava pota.
Živimo v družbenem obdobju kardinalnega primanjkovanja časa. V literaturi o upravljanju časa je zapisano, da matematično gledano (dan ima 24 ur) nikoli nimamo dovolj časa, da naredimo »vse« stvari, ker so naši seznami preprosto predolgi in nerealni, mi pa smo do sebe pogosto nepopustljivi. Imamo pa vedno ravno dovolj časa, da naredimo za nas najbolj »prave« in pomembne stvari. To pa zahteva razmislek in »sestop z avtopilota«. Spomnim se, kako mi je nekoč rekel moj dober prijatelj: »You are the empress. Now rule!« (Ti si cesarica. Torej vladaj!) Mislil je namreč na mojo glavo. In na sprejemanje zavestnih odločitev v zvezi s časom, ki ga bom namenila za »prave« stvari. Sicer prepuščamo odločanje o našem času drugim. In vedno se hitro radi najdejo drugi, ki z veseljem odločajo o našem času namesto nas.
Gregory Bateson, znani ameriški »sistemski mislec« in eden od praočetov NLP – nevro lingvističnega programiranja, je zapisal, da v t.i. zahodnem svetu ustvarjamo ekonomsko, družbeno, politično in osebnostno krizo s tem, ko se zanašamo na – kot ga je Bateson poimenoval – »smrtonosni trikotnik«, ki ga sestavljajo naslednje tri stranice: 1) Tehnologija, 2) Zamenjava naravnega konteksta z umetnim (kar se nanaša na današnje ekološke krize) in 3) Zavestno načrtovanje brez nezavedne obdelave sprejetih odločitev. Bateson pravi, da je še najbolj resna in zaskrbljujoča stran trikotnika prav tretja. Z drugimi besedami, naše tehnološke družbe temeljijo skoraj izključno na racionalnem kognitivnem mišljenju ega, ne da bi si le-ta vzel čas in si dovolil »posvetovati se« in se povezati z modrostjo nezavednega, intuicije ali, kakor pravi Bateson, »z modrostjo polnega kroga življenja«. Rezultat tega je, da prevladuje v naših ekonomskih in družbenih strukturah brutalna moč, izkoriščanje in kratkoročne zadovoljitve.
Dobra novica je, da če se tega samorefleksivno začenjamo zavedati, lahko obrnemo smer naših življenj s spremembo v razumevanju nekaterih predpostavk o času. Ena od teh predpostavk se nanaša na princip 80/20.
Princip 80/20 temelji na spoznanju, da v naravi deluje vzorec predvidljivega neravnotežja, prvič pa ga je opisal Italijan Vilfredo Pareto. Princip 80/20 je hipoteza, ki govori o tem, da 80 procentov tistega, kar realiziramo ali manifestiramo izhaja iz 20 procentov vložene moči v to realizacijo. Vseh ostalih 80 procentov ne naredi razlike, oziroma je izguba časa. Govori o razmerju med rezultatom in vanj vloženo energijo, ki doprinese manifestaciji oziroma uresničitvi nekega cilja. Le nekaj stvari (predvidoma 20%) je tistih, ki naredijo razliko, ki resnično štejejo. Princip 80/20 nas nagovarja k razmisleku, da ni stvar v tem, da bi imeli premalo časa. Pomembno je namreč, kako postopamo s časom in kako o času premišljujemo.
Princip 80/20 je hipoteza, ki jo lahko preizkušamo v vsakdanjem življenju. Kjer pa ta hipoteza drži, odraža zanimiva dognanja:
- Večina tega, kar počnemo (80%), ima nizek učinek.
- Nekateri majhni fragmenti našega življenjskega časa, imajo mnogo večjo vrednost, kot vsi drugi.
- Če dobro uporabimo princip 80/20, nam čas ne bo nikoli primanjkoval.
Ideja principa 80/20 je ta, da se o vsaki najmanjši aktivnosti, ki vstopi v naše (poslovno) življenje, odločimo bolj zavestno in tako zaobidemo tiranijo dnevnih dogodkov. Mnogo je opravil, ki se zdijo zelo nujne, a se čez čas izkaže, da pa le niso tako pomembne. Kadar vemo, kaj je res pomembno, to tudi naredimo. Kadar vemo, kaj ni pomembno, rečemo »ne«. Morda bomo zato tudi radikalno spremenili, to kar že počnemo. Vsekakor pa bomo znižali stopnjo občutka krivde, da ne storimo dovolj. In povišali občutek zadovoljstva z opravljenim. Si zagotovili več harmonije v življenju. Princip 80/20 nas spodbudi k razmisleku o času na drugačen način. Čas naj bi bil videti kot sinhronizirana in ciklična naprava, prav tako kot so izumitelji ure to želeli. Čas torej ni nujno le linearna premica, temveč kar naprej kroži in s seboj prinaša priložnosti za učenje, ustvarjanje, manifestacije, poglabljanja vrednih medosebnih odnosov, proizvajanje vedno boljših storitev in doprinaša k večji vrednosti življenja.
Na delavnicah upravljanja časa hitro ugotovimo, da ne bodo pomagale nobene magične tehnike upravljanja časa, da bi lahko naredili še več, več in več. V komunikologiji uvrstimo tematiko upravljanja s časom v intrapersonalno komunikacijo. Zato se tudi na temo, kako upravljam samega sebe in svoj čas preprosto pogovorimo s samim seboj, o svojih življenjskih prioritetah in o tem, kaj je res pomembno. Angažiramo se za svoj čas. Izklopimo avtopilot. Upoštevamo Batesonovo stranico trikotnika, kjer naslavlja pomen našega nezavednega procesiranja, razmisleka o sebi, samorefleksiji. Upravljanje s časom je pravzaprav upravljanje samega sebe. Vključuje naš odnos do vrednosti lastnega jaza, sposobnosti reči »ne«, postavljati meje, biti zadovoljen s tistim kar počnemo in prav tako tudi s tistim, kar ne počnemo, ker smo tako presodili in se zavestno odločili.
Ko delam z ljudmi, opažam, da je pri upravljanju samega sebe poleg naštetega pomembna še ena komponenta. Izkazuje se v obliki sledenja neki t.i. višji usodi, kakor so ji rekli že stari Grki. V primerih, ko posamezniki sledijo svojim najglobljim sanjam ali željam, jih pri tem življenje podpira in jih vodi, korak za korakom, na poti doseganja cilja. Iz koncepta upravljanja s časom in doseganja poslovne učinkovitosti je pomembno želeti si prave stvari, takšne, ki nas dolgoročno navdajajo z občutkom zadovoljstva. Uresničitev majhne želje zahteva malo časa. Uresničitev velike želje zahteva veliko časa. Uresničitev največje želje zahteva še veliko več časa in je pogosto videti neuresničljiva. Zato si jih pogosto niti ne upamo želeti. Ali si jih?
Ključ upravljanja s časom je v modrosti upravljanja sebe, doseganju življenjske harmonije in v angažiranem uresničevanju poslovnega poslanstva. V desetih in več letih nam bo prav gotovo uspelo priti do cilja, če mu bomo sledili s srcem in počeli tistih 20 procentov stvari, ki zares naredijo razliko.
