Revija ADMA, januar 2020
Za izhodišče našega raziskovanja vzemimo vrednoto sodelovanje. Sodelovanje je pomembna poslovna kompetenca. Podpora menedžmentu deluje kot pomembni prevodnik, preko katerega se sodelovalna komunikacija širi od vodstva do zaposlenih in od vodstva do zunanjih strank in poslovnih partnerjev. Če se vprašamo ali ima sodelovanje kakršnekoli koristi v poslovnem svetu, hitro naštejemo, da le-to pripomore, da dosežemo mnogo več kot skupina, kakor pa bi kot posameznik. Magičnost sodelovanja je v tem, da smo skupaj lahko del nečesa mnogo večjega kot ko delujemo kot posameznik.
Če je temu tako, se mi zdi zanimivo, da se kot poslovni coach srečujem prav pogosto z izjavami zaposlenih kot so »pri nas ne znamo sodelovati« ali »vsak se drži bolj zase« in podobno. Kako sodelovati v družbi usmerjeni v individualizem, polni turbulentnih sprememb ter nenehni izpostavljenosti najrazličnejšim konfliktnim izzivom?
Odgovor na vprašanje, kako obvladovati poslovno komunikacijo v tako opisani poslovni realnosti, lahko poiščemo v aktiviranju energije osebne naravnanosti in se naučimo, kako uporabljati lastno življenjsko energijo, ki se manifestira fizično, čustveno in mentalno ter prispeva k ugodni organizacijski klimi. V prav vsakomur od nas se namreč nahaja povezovalna energija, ki se razlikuje od izzivalne energije ega in aktivira našo globinsko modrost. Zaposleni v podpori menedžmentu imajo pri tem izjemno pomembno vlogo.
Zaposleni v podpori menedžmentu namreč komunicirajo s sodelavci in skrbijo za pretok informacij in koordinacijo dela. Taktnost pri njihovem komuniciranju s sodelavci in hkrati z nadrejenimi, s poudarkom na prijaznosti, zanesljivosti, zaupanju, pri tem igra veliko in pomembno vlogo. Poslovni sekretar je srce podjetja. Pri njem se srečujejo poti vseh zaposlenih. Poslovno dogajanje na poti od vodje ali drugih nadrejenih do ostalih sodelavcev poteka prav skozi »srce« pisarne poslovnega sekretarja. Poslovni sekretarji imajo veliko moč, zelo so vplivni in vedo, kaj se dogaja, pomagajo pri pretoku informacij med nadrejenimi in zaposlenimi, da lahko le-ti opravljajo delo in dosegajo cilje.
Podpora menedžmentu se kaže kot ključna pisarna, ki pomembno prispeva h gradnji odnosov med sodelavci. Poslovni sekretar naj bi imel dober odnos z vsemi sodelavci, s čimer vpliva na dobro delovno klimo.
Kako uvidimo »klimo« med sodelavci
Vsaka organizacija je sistem, ki deluje v okviru svojih lastnih notranjih pravil. Znotraj nekega sistema se vedno dogaja komunikacija, ki oblikuje kvaliteto dinamike odnosov med sodelavci. Značilnost komunikacije v podjetjih je, da so sodelavci drug za drugega nekakšen sprožilec prijetnih ali neprijetnih občutkov. Nekaterih sodelavcev se zelo razveselimo, že s tem, ko samo vstopijo v prostor. Včasih pa vstopi kakšen sodelavec in prav začutimo, kako postane ozračje naelektreno. V sistemu kot je podjetje, so takšne relacije med zaposlenimi vedno v procesu dinamike. Za zaposlene v podpori menedžmentu je silno pomembno, da znajo dobro detektirati vedenjske vzorce sodelavcev iz t. i. »meta« perspektive, kar jim omogoči vpogled v to, kaj se med njimi res dogaja, za kaj resnično tukaj gre, kaj eksplicitno ni izrečeno, kdaj delujejo iz aktivnosti ega le za lastne koristi, kdaj se izogibajo pristnim odnosom in občutku resnične povezanosti. Nato lahko delujejo kot most, ki povezuje različne bregove.
Odločitev za sodelovanje pa ni za šibka srca. Sodelovanje vključuje veliko srca, zaupanja, skrbnosti, transparentnosti, avtentičnosti, kongruentne komunikacije in poguma. Prav zaradi naštetega nas je sodelovanja včasih strah. Raje smo »varno« neavtentični in se obdajamo z občutki lastne pomembnosti, individualizmom, egotizmom, naveličanostjo, aroganco, preokupacijo z lastnimi emocijami, interesi ali situacijo, hlepenjem po moči, gojimo občutke zavisti, zamer, sebičnosti. Težko znamo in si upamo biti pristni. V načine sobivanja vpletamo ego, ki nas obremenjuje s scenariji v naših glavah, kot so: če bom sodeloval bom odkril informacije, ki so lahko pomembne samo zame; moje znanje je težko pridobljeno in ga ne bom delil kar tako z drugimi; če želim doseči, da me jemljejo resno, moram biti resen… . A žal je ta varnost le navidezna. Cena zanjo so strupeni odnosi med sodelavci, nedoseženi cilji, izgorelost in druge oblike disharmonije. Če ne delujemo v smeri graditve mostov, se namreč zelo pogosto zgodi, da so posledice razriti odnosi med sodelavci, doživljanje stresa, čustvenega strahu pred opravljanjem dela, odsotnosti z dela, saj življenje iz ega pomeni separacijo od lastnega resničnega bistva in od drugih, kar pa se na dolgi rok praviloma vedno pokaže kot neke vrste bolečina.
Kaj lahko storijo zaposleni v podpori menedžmentu? Kako voditi sodelovanje?
Nekdo je vedno tisti, ki prvi začne. Potrebujemo prvega, ki bo začel graditi mostove. Zaradi strateške pozicije, ki jo zasedajo v podjetju zaposleni v podpori menedžmentu, je njihovo delovanje v smeri sodelovanja izjemnega pomena. V odločitvi za sodelovalna ravnanja lahko začutimo plemenitost njihovega poklicnega poslanstva.
Kadar smo priča ozračju nesodelovanja, kadar začutimo, da se med sodelavce naseljuje disharmonija je kvaliteta naše pozornosti tisto največ kar lahko damo. Nato se odločimo, da bomo ukrepali. Ne bomo pogledali vstran. Potem nastopimo z lastno aktivnostjo oziroma z močjo osebnostne naravnanosti za sodelovanje. Komuniciramo tako kot čutimo, da je inherentno prav iz svoje lastne dušne biti. Včasih je dovolj že, če izrečemo neko vplivno nepričakovano sporočilo, v nekem naključnem, a pomembnem trenutku. S pravimi besedami ravno ob pravem času, poskrbimo, da integriramo razlike.
Pri tem je pomembno, da smo tudi sami sodelovalni po naravi in da verjamemo v moč sodelovanja. Včasih potrebujemo pogum in dobro mero modrosti pa tudi komunikacijsko kompetenco, da z močjo osebnosti vodimo ljudi k sodelovanju. K sodelovanju pa lahko vodi vsakdo, ki se za ta korak odloči iz notranje prepričanosti, da je to prava pot. Ostali zaposleni bodo počasi sledili pogumu in integriteti posameznika. Iz te perspektive dobijo zaposleni v podpori menedžmentu pomembno vlogo vplivanja in vodenja, ne glede na uradno hierarhijo v podjetju.
Ključni dejavniki, ki tvorijo kompetenco za sodelovanje so:
- NOTRANJI KLIC: Zmožnost prisluhniti in slediti notranjemu klicu in ustrezno reagirati/komunicirati, ko začutimo, da mi sami ali kdo drug daje pobudo, da želi sodelovati. Okrepimo občutek sodelovanja in ga ne ignoriramo ali zanemarimo.
- POGUM: imeti pogum ali moč lastne osebnosti, da se postavimo v držo sodelovanja, ki vključuje neverbalno in verbalno komuniciranje. Imeti voljo za sodelovanje še posebej takrat, ko so med nami sodelavci, ki ne znajo ali ne želijo sodelovati.
- IZBIRA: mi sami izberemo in se odločimo, da želimo sodelovati.
- KULTURA: Naša sodelovalna drža ima širši organizacijski pa tudi družbeni učinek. Z njo podpiramo nastajanje sodelovalne organizacijske kulture v podjetju, ki se širi tudi navzven in v svet.
- INTEGRACIJA RAZLIČNOSTI: ljudje smo različni in te razlike naj bi zmogli kombinirati v novo mrežo zmožnosti za doseganje ciljev. V kreiranju polja, ki med nami nastaja iz razlik, tvorimo polje za nastanek sinergije, nove mogočne moči, ki je kot posamezniki nikoli ne bi dosegli.
V današnjem globalnem svetu je sodelovanje pomembnejše kot še nikoli do sedaj. Niti posamezniki, niti podjetja, niti narodi si ne morejo več privoščiti, da bi »šli po svoje«, da bi delovali v izolaciji. Skozi sodelovanje osebnostno rastemo, se učimo drug od drugega, delimo znanje, pomagamo drug drugemu zaključiti delo in delimo obstoječe vire za skupno dobro, zmoremo razumeti razlike in skozi različnost ustvarjamo sinergijo med nami. Izpolnjevanje vrednote sodelovanja plemeniti uresničevanje poklicnega poslanstva, s čimer dobimo priložnost pomembno prispevati k boljšemu svetu, v katerem živimo. Izpolni nas z magičnim občutkom, da smo skupaj del nečesa mnogo pomembnejšega kot bi to lahko bili le kot posameznik.
